Pourquoi passer au cashless pour votre événement étudiant ?
Soirées étudiantes, rencontres sportives inter-écoles, galas de promotion, etc. De nombreux événements étudiants ont déjà adopté le cashless afin d’éviter la circulation des espèces ou de remplacer les tickets consos aujourd’hui dépassés par leur manque de sécurité. L’expérience de vos participants est alors largement fluidifiée, ce qui facilite grandement la gestion de votre événement étudiant.
Munir vos participants avec la solution cashless MyBee Box c’est permettre de dématérialiser les paiements sur le lieu de votre événement étudiant.
Une solution de paiement dématérialisé pour votre événement étudiant
Cash, CB, tickets consos, jetons, chèques, etc. Vos prédécesseurs ont sans doute déjà eu recours à de nombreux moyens pour gérer les paiements lors des éditions précédentes. Cependant ces moyens de paiement chronophages sont souvent synonymes de frustration à la fois pour les étudiants, et pour votre staff qui peut vite être débordé par l’afflux au bar.
Notre solution vous permet de remplacer ces moyens de paiements par des cartes ou des bracelets cashless pour faciliter le pilotage de votre événement ainsi que sa sécurisation.
Le cashless s’intègre parfaitement aux soirées étudiantes
4 raisons de proposer le cashless à vos étudiants
✓ un moyen de paiement unique, sécurisé
et collector pour vos participants
✓ un large panel de moyen de chargement
(cash, CB, Lydia, Pumpkin, PayPal, etc.)
✓ suivi de leur consommation et possibilité
de récupérer leurs crédits restant
✓ un encaissement 3x plus rapide que la CB
pour des files d’attentes réduites
Point Gamma, la Course Croisière Edhec, les Jeux Omnisports OJO de Lille ou encore les Galas de nombreuses écoles (Saint-Cyr, Grenoble Ecole de Management, Centrale Supélec, etc.), le cashless a déjà séduit de nombreux organisateurs d’événements étudiants soucieux de sécuriser et d’améliorer la fluidité de leur événement afin d’offrir la meilleure expérience aux étudiants.
Comment fonctionne le cashless de la MyBee Box
pour vos participants ?
très rapide et intuitive pour une expérience seamless en 3 étapes :
1. Récupérer et recharger
son support NFC
En arrivant, les étudiants sont munis d’une carte ou d’un bracelet cashless sur lequel ils peuvent charger le montant de leur choix, soit sur place auprès des points de rechargement, soit en ligne sur cashless.fr depuis leur smartphone (optionnel).
2. Utiliser la solution pendant
l’événement pour consommer
Entre deux concerts ou deux tournois, les étudiants paient en échangeant les crédits chargés sur leur support NFC grâce à un scan sur les terminaux d’encaissement des différents points de vente tenus par les membres de votre staff.
3. Se faire rembourser son solde
après l’événement sur cashless.frA la fin de votre événement, les étudiants peuvent demander le remboursement de leur crédit restant depuis leur compte cashless.fr en renseignant leur identité, leur RIB et le code à 7 caractères situé au dos de leur support NFC.
4 avantages du cashless en tant qu’organisateur
Que vous soyez Président, Trésorier, Responsable Logistique ou Partenariat d’une association étudiante organisatrice d’événements,
la solution cashless MyBee Box vous permettra de :
Rentabilisez votre événement : jusqu'à 60% de CA en +
- hausse de la consommation sur place et des ventes additionnelles
- revenus supplémentaires issus des soldes restants sur les bracelets
- un événement à l’équilibre : un ROI de x2,7 en moyenne
Surveillez vos opérations en toute transparence !
- supervision de votre événement : une interface dédiée intuitive
- gestion des stocks améliorée : données précises générées par stand
- clôture des comptes et trésorerie facilitée : rapport détaillé des ventes
Facilitez et sécurisez la gestion de votre événement !
- baisse du temps d’attente aux points de vente
- mise en place rapide grâce à un matériel prêt à l’emploi
- plus de gestion coûteuse et contraignante du cash (vol/perte)
Dotez-vous d’un nouvel outil de communication digital !
- un objet moderne et collector pour les étudiants
- un espace dédié au sponsoring pour vos partenaires
- une image innovante pour votre événement
Un système fiable & sécurisé. Une technologie robuste
Le fonctionnement de la solution de cashless MyBee Box se fonde sur le NFC (Near Field Communication), une technologie de paiement dématérialisé sécurisé et robuste. En pratique, le système de paiement que nous mettons en place repose sur quatre éléments :
INTERFACE DE GESTION
Permet la configuration complète de votre événement et le suivi des opérations sur place (articles, membres staff, points de vente, prix, etc.).
TERMINAUX
Dotés de NFC Card Readers (lecteurs de puces NFC) et d’un logiciel de caisse pour charger des crédits ou les échanger contre des consommations.
SUPPORTS NFC
Cartes/bracelets NFC aux couleurs de votre événement, de votre association ou de vos sponsors.
CASHLESS .FR
Site auquel les étudiants peuvent accéder pour charger leur support NFC en ligne ou le bloquer en cas de perte (connexion stable requise).
En plus de fluidifier vos transactions, ce système est très intuitif à prendre en main. En effet, vos étudiants ne le savent peut-être pas mais ils utilisent déjà la technologie NFC de notre solution cashless : au ski lorsqu’ils passent les portiques du téléphérique avec leur forfait ou lorsqu’ils paient en sans contact avec leur CB nouvelle génération. Il s’agit de puces NFC cryptées dites passives, c’est-à-dire qui n’émettent aucune onde et qui reste donc inoffensives pour leurs porteurs.
Une fois aux points de chargement physique de votre événement ou depuis en ligne sur cashless.fr (option), les étudiants échangent de l’argent réel contre des crédits, alors chargés sur leur carte ou leur bracelet cashless. Les informations contenues sur leur support NFC sont ensuite lues en quelques secondes par les terminaux d’encaissement des points de vente, en un scan, ce qui permet l’échange de leurs crédits contre une consommation (nourriture ou boisson).
FAQ : Les questions fréquentes sur
le cashless et son utilisation
Le cashless pour quelle taille d'événement étudiant ?
Depuis maintenant plus de 6 ans, la solution cashless MyBee Box a équipé plus de 400 événements étudiants de 500 à 5000 participants à travers les Écoles et Universités de France.
Quelles sont les étapes du cashless MyBee Box ?
En tant qu’organisateur d’événement étudiant, la solution MyBee Box implique plusieurs acteurs de votre association de la préparation du site de l’événement à la fin de son exploitation et la clôture des comptes. Retrouvez toutes les étapes votre parcours cashless avec MyBee Box avant, pendant et après votre événement.
La prise en main du cashless est-elle facile ?
La solution cashless MyBee Box a été développée afin d’assurer un déploiement simple et une utilisation intuitive pour tous les acteurs impliqués dans votre événements (organisateur, staff et bénévoles, étudiants).
Vous pouvez ainsi piloter votre événement facilement de manière sécurisée tout en fournissant une expérience plus fluide aux étudiants et en rendant rapidement autonome les membres de votre staff.
Le cashless nécessite-t-il une connexion internet ?
La MyBee Box a pour objectif de répondre aux besoins et contraintes terrains des événements étudiants. Notre solution cashless peut donc parfaitement fonctionner en offline, vous n’avez ni besoin d’installer des bornes wifi, ni de vous assurez d’une bonne couverture 4G.
Une couverture réseau n’est nécessaire que si vous souhaitez activer l’option de chargement en ligne permettant aux participants de charger leur carte/bracelet NFC depuis leur smartphone sur cashless.fr.
Dois-je investir dans du personnel supplémentaire ?
Notre solution cashless a été pensée pour être simple à prendre en main et à utiliser par les étudiants bénévoles de votre association. Elle permet un encaissement plus rapide en point de ventes, laissant ainsi plus de temps aux membres de votre staff pour s’occuper du service. Vous n’aurez donc pas besoin d’embaucher des barmans supplémentaires sur vos points de ventes.
Le cashless s’utilise-t-il sur d’autres événements ?
Événements corporate et salons thématiques, événements sportifs (marathons, courses automobiles et cyclistes, jumpings, meetings d’athlétisme, etc.) ou encore Festivals et soirées privées, la solution cashless MyBee Box est adaptée à tous types d’événements afin d’y assurer la dématérialisation des paiements.
Ils organisent déjà leur événement étudiant dans
toute la France grâce au Cashless MyBee Box
Jean-Baptiste Meslard
Trésorier, Organisation des Jeux Omnisports
« La solution Mybee Box est très simple d’utilisation, nous n’avons pas eu besoin de staff sur place. Le budget économisé nous a permis d’investir dans d’autres postes de dépenses. Nous avons été formé en amont à l’utilisation du back-office. Cela nous a permis au cours de l’événement de changer les terminaux de points de vente et donc de pouvoir limiter l’attente. Les participants pouvaient ainsi consommer sans contrainte, notre chiffre d’affaires a augmenté de manière très significative grâce au système cashless. On ne pourrait plus s’en passer. »
Arnaud d’Hardemare
Trésorier, Gala de Grenoble Ecole de Management
« En plus, d’avoir grandement facilité les transactions sur place lors de l’édition de cette année, la MyBee Box nous a permis grâce aux statistiques fournis de boucler notre trésorerie efficacement et d’avoir une vision détaillée sur les stocks restants. Ces chiffres permettront ainsi d’établir des prévisions plus précises basées sur les consommations de cette année afin de mieux gérer nos commandes pour la prochaine édition. »
Hugo Roze
Responsable paiement et Cashless, Texture Festival/TXTR Organisation
« Les évènements que nous organisons ont lieu dans des lieux atypiques et font appel à de nombreux bénévoles. La mise en place du cashless MyBee Box leur simplifie la vie en leur permettant d’effectuer des encaissements plus rapides ce qui leur laisse plus de temps pour s’occuper du service aux bars. Depuis maintenant 3 éditions, MyBee Box est un gage de confiance et de sécurité pour la gestion de nos transactions lors du Texture Festival. »
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